Antes de la sesión
Recolección de datos: la observación directa del colaborador proporciona la información más valiosa para una sesión de retroalimentación.
Saber lo que se debe buscar: el conocimiento del contenido y del proceso de evaluación es importante. Registra ejemplos específicos para compartirlos con el colaborador.
Anotaciones o apuntes que fundamenten y refuercen las observaciones. Habla de ejemplos claros.
Foco en el comportamiento: la observación se debe basar en los comportamientos, no en los rasgos de personalidad.
Invitación formal a una sesión de retroalimentación con el colaborador: recuerda hora, fecha y lugar de la misma.
Orienta al colaborador acerca del propósito de la sesión.
Durante la sesión de retroalimentación
- Revisar el propósito de la sesión – “retroalimentación”.
- Invita al colaborador a autoanalizarse
- Usa preguntas abiertas
- Inicia la conversación, promueve la práctica reflexiva (reflexionar sobre la práctica) y entrega comentarios que permitan al colaborador darse cuenta de sus fortalezas y debilidades. ¿qué cosas estuvieron bien en esta oportunidad?, ¿qué se aprendió de esta situación?, ¿qué se podría mejorar?
- Sé consciente del “proceso” del encuentro. El tono de voz, lenguaje corporal y otras evidencias sutiles en las palabras, podrán hacer la experiencia más o menos efectiva.
- Escucha activamente las respuestas del colaborador. Demuestra interés, haciendo contacto visual y manteniendo una postura corporal positiva.
- Responde reforzando o dirigiendo la auto evaluación del colaborador.
- Comienza por reconocer y reforzar los comportamientos positivos. Esto ayuda a que este comportamiento se mantenga en el tiempo.
- Da ejemplos de situaciones en las que se requiera mejorar conductas.
- Ofrece sugerencias específicas y constructivas de mejora
- Pregunta al colaborador si comprende la evaluación que se ha hecho
- Concluye con la creación de un plan de acción, que sea de acuerdo mutuo.
- Invita el colaborador a generar ideas y haz preguntas como: ¿qué ideas tienes para mejorar esta situación?
- Ratifica las declaraciones del colaborador y pon sobre la mesa nuevas estrategias.
- Resume el encuentro, incluya las fortalezas del colaborador y un plan para mejorar las debilidades
- Establece un compromiso de tiempo para el plan y otras sesiones de retroalimentación.
Manejando las reacciones defensivas
Algunos colaboradores presentan una reacción defensiva cuando se enfrentan a una retroalimentación negativa de sus comportamientos y niegan, racionalizan o culpan a otros por el problema. Éstas son algunas estrategias para manejar la situación:
- Identifica y explora los problemas. Ej.: “pareces estar preocupado/molesto” ¿puedes contarme por qué?”
- Mantén un enfoque positivo. Identifica las fortalezas del colaborador y úsalas para ayudar a resolver reacciones negativas. Ej.: “Tienes buena coordinación, lo cual podría ayudarte a dominar este procedimiento”
- Pide al colaborador que se haga cargo de su problema. Pregúntale al colaborador por su propia visión del problema
- Negocia y pide al colaborador que tome la responsabilidad del problema y su mejora
- Ofrece momentos de reflexión. Ej.: “¿Necesitas algún tiempo para pensar acerca de esto?, ¿nos encontramos la próxima semana?”
- Reflexiona sobre la sesión de retroalimentación. Pregúntate ¿qué funcionó bien?, ¿qué técnicas parecieron efectivas?, ¿qué haría diferente en una próxima oportunidad?, ¿cuáles serán las estrategias para una futura sesión de retroalimentación?