¿El día se va apagando incendios? ¿Te has convertido en un experto administrando crisis?
La respuesta afirmativa a estas preguntas significa que actualmente hay foco en los temas urgentes, en los que reclaman atención inmediata en vez de trabajar en la lista gruesa. Si no se prioriza, gran parte del tiempo se irá a las tareas urgentes y acabaremos agotados.
Normalmente resulta fácil identificar las tareas urgentes puesto que los problemas son llamativos y escandalosos y captan la atención. Lo importante, en cambio, puede ser difícil identificar: ¿cuáles son las tareas en las que necesita centrarse para alcanzar el máximo rendimiento? En ocasiones la causa es no saber determinar la importancia de una tarea. La importancia de éstas se define en función de los beneficios y las consecuencias. Es decir, los beneficios que se logran haciéndola y de las consecuencias negativas que tiene no hacerla.
Cuanto mayor son los beneficios, más importante es el tema en cuestión. Cuanto peores son las consecuencias de no ocuparse de una actividad, mayor importancia tiene. Para esto hay que hacerse 4 preguntas clave:
1. ¿Cuál es el beneficio que se obtiene por acabar la tarea?
Normalmente una tarea importante tiene un buen rendimiento de la inversión en tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo. Por ejemplo, hacer una presentación de un nuevo producto puede ser importante si aumenta significativamente los ingresos (la inversión en la preparación vale la pena)
2. ¿Qué ocurrirá si no se hace esa tarea?
Cuáles son las consecuencias de posponer o ignorar esa tarea. Si ignorar ese tema no conlleva ninguna consecuencia, puede que no sea importante.
3. ¿Qué está intentando conseguir?
¿Cómo encaja esa tarea en los proyectos, objetivos y metas actuales? Plantearse esta pregunta ayudará a enfocar los esfuerzos en auténticos objetivos y huir de cuestiones triviales. Esta cuestión también puede ayudar a la detección y eliminación de tareas inútiles que no contribuyen a sus objetivos. Cuanto más alineada está una tarea con sus objetivos a corto plazo más importante es.
4. ¿Se conecta con la misión o las metas?
Las tareas importantes suelen contribuir de alguna forma a ayudar a alcanzar los objetivos a largo plazo. El propósito de esta pregunta es enfocar el pensamiento en sus auténticos objetivos y metas… las razones reales por las que se está trabajando.