Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes 2200 1469 L1D3R4Z60-4CC10N

Una de las claves para ser productivo consiste en saber priorizar las tareas. Parece evidente que enfocarse en las tareas importantes es una buena estrategia para lograrlo.

¿Se pasa el día apagando incendios? ¿Los problemas lo acribillan todo el día cada día? ¿Se ha convertido en un experto administrando crisis?

La respuesta afirmativa a estas preguntas significa que actualmente se centra en los temas urgentes, en los que reclaman atención inmediata en vez de enfocarse en lo realmente importante. El problema es que si no tiene cuidado y no sabe cómo priorizar, se pasará gran parte del tiempo ocupándose de las tareas urgentes. Al final no tendrá tiempo para manejar los temas importantes.

Todos experimentamos crisis que aparecen inesperadamente en el trabajo y que hay que resolver. Sin embargo, si la gran mayoría del día está orientado a resolver problemas es fácil acabar agotado y consumido. Es como vivir a merced del oleaje. Llega un problema que golpea y puede dejarlo tendido. Lucha para ponerse en pie y lo único que consigue es colocarse frente a otra crisis que vuelve a golpear y dejarlo tendido de nuevo.

Normalmente resulta fácil identificar las tareas urgentes puesto que los problemas son llamativos y escandalosos y captan la atención. Lo importante, en cambio, puede ser difícil identificar: ¿cuáles son las tareas en las que necesita centrarse para alcanzar el máximo rendimiento?. En ocasiones la causa es no saber determinar la importancia de una tarea.

La importancia de una tarea se define en función de los beneficios y las consecuencias. Es decir, los beneficios que se logran haciéndola y de las consecuencias negativas que tiene no hacerla.

Cuanto mayor son los beneficios, más importante es el tema en cuestión. Cuanto peores son las consecuencias de no ocuparse de una actividad mayor importancia tiene.

5 preguntas clave que nos ayudan a identificar las tareas importantes:

 

1. ¿Cuáles son los beneficios?

Se trata de identificar algunos de los beneficios que consigue por acabar esa tarea.

Por ejemplo, hacer una presentación puede ser importante si le ayuda a lograr nuevos clientes (beneficio)

2. ¿Qué ocurrirá si no se ocupa de esa tarea?

Cuáles son las consecuencias de posponer o ignorar esa tarea. Si ignorar ese tema no conlleva ninguna consecuencia, puede que no sea importante.

Por ejemplo, hacer una presentación puede ser importante si puede evitar que pierda una cuenta clave (consecuencia)

3. ¿Cuál es el beneficio que obtiene por acabar la tarea?

Normalmente una tarea importante tiene un buen rendimiento de la inversión en tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo.

Por ejemplo, hacer una presentación de un nuevo producto puede ser importante si aumenta significativamente sus ingresos (la inversión en la preparación vale la pena)

4. ¿Qué está intentando conseguir?

¿Cómo encaja esa tarea en sus proyectos, objetivos y metas actuales?. Plantearse esta pregunta le ayuda a enfocar sus esfuerzos en auténticos objetivos y huir de cuestiones triviales.

Esta cuestión también puede ayudar a la detección y eliminación de tareas inútiles que no contribuyen a sus objetivos. Cuanto más alineada está una tarea con sus objetivos a corto plazo más importante es.

5. ¿Puede conectarla con su misión o metas?

Las tareas importantes suelen contribuir de alguna forma a ayudar a alcanzar sus objetivos a largo plazo.

El propósito de esta pregunta es enfocar su pensamiento en sus auténticos objetivos y metas; las razones reales por las que está trabajando en sus proyectos y tareas.

Para poder responder esta cuestión necesita tener definidos sus objetivos y haber decidido qué acciones necesita para conseguirlos.

Cuanto más conectada está la tarea con sus metas a largo plazo mayor importancia tiene.

Si necesita priorizar su día, semana de trabajo, plantéese estas 5 preguntas clave para cada una de las tareas, esto puede ayudarle a decidir si es importante o no.

El siguiente paso consiste en elegir conscientemente trabajar más tiempo en las tareas y proyectos importantes

Tomado de: http://organizatutrabajo.com/como-priorizar-as-tareas-importantes/