Guía para una sesión de retroalimentación

Guía para una sesión de retroalimentación-02

Guía para una sesión de retroalimentación

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Antes de la sesión

 

  1. Recolecte los datos: La observación directa del colaborador proporciona la información más valiosa para una sesión de retroalimentación. b. Prestar atención a esta etapa mejora la calidad de la sesión
  2. Sepa lo que debe buscar Conozca el contenido y el proceso de lo que va a evaluar. b. Observe y registre ejemplos específicos para compartirlos con el colaborador.
  3. Tenga anotaciones o apuntes que fundamenten y refuercen sus observaciones. Incluya ejemplos claros.
  4. Focalícese en el comportamiento, sea cuidadoso al registrar los comportamientos, no en los rasgos de personalidad.
  5. Invite al colaborador a una sesión de retroalimentación y acuerde con él la hora, fecha y lugar de esta.
  6. Entregue orientación al colaborador acerca del propósito de la sesión.

 

Durante la sesión de retroalimentación

 

  1. Revise el propósito de la sesión, llámela “retroalimentación”
  2. Invite al colaborador a autoanalizarse
    • Use preguntas abiertas
    • Comience como una conversación, promueva la práctica reflexiva (reflexionar sobre la práctica) y entregue comentarios que permitan al colaborador darse cuenta de sus fortalezas y debilidades. ¿qué cosas estuvieron bien en esta oportunidad?, ¿qué aprendió de esta situación?, ¿qué podría mejorar?
  3. Permanezca consciente del “proceso” del encuentro. Su tono de voz, lenguaje corporal y otras evidencias sutiles en sus palabras, que puedan hacer la experiencia menos efectiva.
  4. Escuche activamente las respuestas del colaborador. Demuestre estar interesado, haciendo contacto visual y manteniendo una postura corporal positiva.
  5. Responda reforzando o dirigiendo la auto evaluación del colaborador. Enmarque la discusión en el contexto de los propósitos de la sesión.
    • Comience por reconocer y reforzar los comportamientos positivos. Esto ayuda a que este comportamiento se mantenga en el tiempo.
    • Entregue ejemplos de situaciones en las que se requiera mejorar conductas.
    • Ofrezca sugerencias específicas y constructivas de mejora
  6. Explore si el colaborador comprende la evaluación que Usted le ha hecho
  7. Concluya con la creación de un plan de acción, que sea aceptable por usted y por el colaborador. “Desarrollemos un plan”.
    • Invite el colaborador a generar ideas ¿Qué ideas tienes para mejorar esta situación?
    • Ratifique o modifique las declaraciones del colaborador y esboce nuevas estrategias.
    • Resuma el encuentro, Incluya las fortalezas del colaborador y un plan para mejorar las debilidades
    • Establezca un compromiso de tiempo para el plan y otras sesiones de retroalimentación.

 

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Manejando las reacciones defensivas

 

Algunos colaboradores presentan una reacción defensiva cuando se enfrentan a una retroalimentación negativa de sus comportamientos y niegan, racionalizan o culpan a otros por el problema. Estas son algunas estrategias para manejar la situación

  • Identifique y explore los problemas; “pareces estar preocupado/molesto” ¿puedes contarme por qué?”
  • Mantenga un enfoque positivo. Identifique las fortalezas del colaborador y úselas para ayudar a resolver reacciones negativas “Tienes buena coordinación, lo cual podría ayudarte a dominar este procedimiento”
  • Pida al colaborador que se haga cargo de su problema: Pregunte al colaborador su propia visión del problema
  • Negocie y pida al colaborador que tome la responsabilidad del problema y su mejora
  • Ofrezca un tiempo de reflexión “¿Necesitas algún tiempo para pensar acerca de esto?, ¿nos encontramos la próxima semana?”
  • Reflexione sobre su sesión de retroalimentación (revise tabla de ejemplos) ¿Qué funcionó bien? ¿Qué técnicas parecieron efectivas? ¿Qué haría diferente en una próxima oportunidad? ¿Cuáles serán sus estrategias para una futura sesión de retroalimentación?

 

Tabla de ejemplos

Retroalimentación inefectiva Retroalimentación de alta calidad
Vaga, no es descriptiva, incluye amplias generalizaciones Específica y descriptiva
Innecesariamente dura, focalizada en lo negativo Justa, ecuánime y constructiva
Focalizada en rasgos de personalidad Focalizada en el comportamiento y desempeño
Basada en rumores o dichos de otro Basada en comportamientos observables
Incluye supuestos Verificable con datos y hechos